Responsable Regional Finance et Administration

Sous la responsabilité du représentant régional, le responsable régional des finances et l'administration est chargé de la bonne tenue de la comptabilité et de la saine gestion des ressources fournies au bureau régional pour les programmes dans les pays où il opère. Il/elle est chargé(e) de la planification, de l'organisation, de la direction et du contrôle de la comptabilité et de la gestion financière des opérations régionales, de l'administration du bureau régional et des ressources humaines. 

Supérieur HIÉRARCHIQUE : Ses liens d'autorité directe sont avec le représentant régional sur le terrain. L'agent administratif/comptable a aussi un « faible » lien hiérarchique avec le coordinateur principal des Finances internationales (SIFC) au siège du LWR à Baltimore. Cela signifie que l'agent régional administratif et financier doit consulter le SIFC sur les politiques du LWR et pour obtenir ses conseils sur les questions financières techniques, comptables et administratives.

SUPERVISION :            L'agent régional administratif et financier a une relation de supervision directe sur l'assistant administratif et financier

Il/elle a aussi une faible relation de supervision sur les chargés de finance et administration des bureaux de pays. Cela signifie que les comptables des bureaux de pays ont un lien hiérarchique direct avec les directeurs/trices de programme national. Toutefois, ils consultent l'agent administratif/comptable sur les politiques et pour obtenir ses conseils sur les questions financières techniques, comptables et administratives.  

2.        Élaborer, gérer, et faire rapport sur les budgets des fonds de soutien et d'administration générale du bureau. Produire les rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels ; aider les auditeurs (internes et externes) pendant les audits.

3.        Gérer les comptes bancaires. Préparer les demandes de transfert du siège du LWR vers le compte central en cas de besoin.

4.        Examiner des rapports financiers élaborés dans les bureaux de pays et fournir du feedback s'il y a lieu.

5.        S'assurer de la tenue à jour continue des comptes du grand livre général par pays au moyen de logiciels comptables.

6.        S'assurer de la tenue à jour continue et du classement des pièces justificatives, y compris les reçus et justificatifs de paiement, les documents relatifs à la paie et aux impôts s'y rapportant, les relevés de banque et rapprochement de comptes, etc.

7.        Suivre la réception des transferts de fonds et demandes de paiement en coordination avec le personnel financier et de soutien du siège du LWR.

8.        Contrôler les réserves de fonds de caisse.

9.        En coordination avec le représentant régional et le bureau des Finances du LWR, développer et appliquer des mécanismes et formats de contrôle financier additionnels s'il y a lieu.

10.     Agir en tant que responsable financier clé dans la région, ce qui inclut d'effectuer des visites de contrôle financier régulières dans les bureaux de pays.

11.     Passer en revue, approuver, et conseiller le siège du LWR sur les transferts bancaires vers les bureaux de pays.

12.     S'assurer que les bureaux régionaux et de pays se conforment aux directives sur les finances et l'administration , développer et tenir à jour un supplément local à ce manuel pour mettre en évidence les exigences locales additionnelles applicables au bureau régional du LWR.   

13.     S'assurer du respect des lois et statuts locaux (impôts, avantages sociaux, etc.) concernant le bureau et en particulier s'agissant des questions financières et touchant aux impôts. 

14.     Analyser les écarts budgétaires du bureau régional et coordonner la résolution des questions financières en suspens avec les représentants régionaux.

15.     Travailler en étroite collaboration avec l'officier financier du siège et offrir des recommandations sur l'éventuelle utilisation de logiciels comptables dans les bureaux de pays. 

16.     Participer à la préparation des budgets des propositions soumises par le LWR à des donateurs extérieurs.

17.     Être le principal interlocuteur pour les audits financiers internes et externes.

18.     Examiner des états de rapprochement bancaire mensuels.

19.     Contrôler la caisse des menues dépenses.

Ressources humaines

1.        Être le représentant des ressources humaines pour le personnel recruté localement, y compris la constitution/tenue des dossiers du personnel, la coordination des avantages sociaux, et l'aide au recrutement, conformément aux directives figurant dans le Manuel pour l'étranger, et les lois et coutumes locales.

2.        Établir et gérer les systèmes automatisés de paie et d'avantages pour le personnel du bureau régional. Veiller à ce que les rapports et documents des ressources humaines soient soumis au coordinateur des Ressources humaines internationales, comme l'exige la politique des ressources humaines.

3.        Établir et gérer l'organisation du processus d'évaluation du rendement du personnel supervisé.

4.        Coordonner la formation du personnel sur les questions touchant l'administration et des finances.

5.        Négocier et gérer les contrats avec les consultants et les prestataires de services.

6.        Aider le représentant régional du LWR à contracter et à gérer les consultants pour les questions financières.

7.        Superviser la gestion et suivi des soldes de congé.

Administration de bureau

8.        Aider le représentant régional à réaliser, tenir à jour, et actualiser périodiquement les politiques en matière de ressources humaines, finances, administration et participer à leur mise en œuvre conformément aux politiques du LWR. Être en consultation régulière avec un avocat compétent pour s'assurer que les politiques du bureau soient conformes au droit fiscal et au droit du travail local.

9.        Veillez sur les achats et l'approvisionnement des bureaux régionaux. Veillez sur l'utilisation et l'entretien des véhicules du LWR.

10.     Contrôler l'installation, l'utilisation et l'entretien des systèmes informatiques et de communication du bureau.

11.     Développer et gérer des systèmes administratifs pour l'utilisation de l'équipement et des fournitures de bureau, protéger les biens et les documents sensibles, et promouvoir la sécurité du personnel.

12.     Répondre à la correspondance courante et préparer des réponses à la correspondance sur demande du représentant. Coordonner les échanges de correspondance entre le LWR et les partenaires de projets.

13.     Aider le représentant à coordonner l'organisation et la logistique des visites dans le pays par des groupes ou le personnel du siège.

14.     Suivre la programmation des conférences, des ateliers, des séances de formation.

15.     Créer et/ou suivre un système de classement pour les dossiers de programmes, d'assurance, d'inventaire, et d'entretien des véhicules. Veiller à ce que les dossiers soient tenus à jour conformément à la politique de conservation des dossiers du LWR.

16.     Préparer les rapports exigés par les autorités locales.

17.     Coordonner la soumission des rapports exigés au siège.

18.     Veiller à l'entretien des véhicules du LWR ainsi qu'à la tenue du journal de bord et la documentation des véhicules.

Appui aux programmes

19.     Tenir à jour les bases de données des partenaires, projets et évaluations. Tenir à jour les dossiers de projets conformément aux directives fournies par le siège du LWR.

20.     Passer en revue et vérifier les rapports financiers et d'audit périodiques soumis par les partenaires de mise en œuvre avant de les envoyer au siège du LWR. Collaborer avec le représentant pour dégager les sujets de préoccupation devant être abordés avec le partenaire

21.     Réaliser et régulièrement mettre à jour la feuille de calcul d'analyse des écarts budgétaires pour le projet de chaque partenaire de mise en œuvre. 

22.     Fournir une assistance technique aux partenaires, ou désigner des fournisseurs d'assistance technique qualifiés, pour les problèmes administratifs et de gestion financière.

23.     Développer un programme de formation pour les partenaires se fondant sur les besoins identifiés et fournir la formation/le conseil nécessaire aux organisations partenaires sur la budgétisation et l'établissement de rapports financiers.

24.     Incorporer les meilleures pratiques comptables et de gestion financière appropriées dans les systèmes et structures de l'organisation partenaire.

25.     Fournir un soutien de formation pratique dans des secteurs choisis de l'adaptation organisationnelle, y compris la budgétisation, l'analyse financière, et l'établissement de rapports.

26.     Soutenir le représentant national et le représentant régional du LWR dans la réponse à des situations d'urgence englobant la budgétisation, les libérations de fonds, et la gestion de fonds. Veiller à la mise en place de contrôles internes adéquats au niveau de terrain.

1. Profond attachement aux valeurs fondamentales du LWR et une capacité à modéliser ces valeurs en relation avec les partenaires et les collègues.
2. Une licence ou une formation spécialisée en comptabilité équivalente.   
3. Au moins cinq ans d'expérience en comptabilité et administration. Expérience dans la comptabilité du secteur à but non lucratif préférée.
4. Expérience de travail dans un environnement de financement par des donateurs multiples particulièrement souhaitable.
5. Une expérience dans la conduite de formations est particulièrement souhaitable.
6. Capacité à travailler efficacement avec des ONG locales ou internationales, des OBC, et autres organisations de base. Une expérience dans la gestion des organisations sous-mentionnées est particulièrement souhaitable.
7. Expérience dans l'utilisation efficace et la gestion des logiciels comptables et de bases de données.
8. Attention au détail et précision dans le suivi, le contrôle, et la comptabilité des projets, l'écriture, l'édition, la dactylographie et le classement.
9. Capacité à hiérarchiser, organiser, et effectuer plusieurs tâches efficacement sous pression et avec une supervision limitée ; capacité à accepter la supervision. 
10. Excellentes compétences interpersonnelles.
11. Grande compétence dans l'utilisation de logiciels comptables, Word, Excel, Access, courrier électronique et navigateur. Expérience avec Quickbooks un plus.
12. Aisance dans la/les langue(s) parlée(s) dans la région, avec d'excellentes capacités de communication orale et écrite.  La maîtrise de l'anglais est particulièrement souhaitable.
13. Disponible au besoin pour voyager dans la région et à l'étranger.