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Responsable Régional de L’Administration – Afrique De L’Quest

Location:Ouagadougou, Burkina Faso.
Employment Type:Full Time
Department:Finance and Administration
Description:


SUPERVISEUR HIERARCHIQUE
: Représentante Régionale pour l'Afrique de l'Ouest.

SUPERVISEUR TECHNIQUE: Directeur Adjoint des Finances - Afrique et Directeur Adjoint, Ressources Humaines.

SUPERVISION TECHNIQUE:
• Chargé des Finances et d'Administration Pays (CFAMs) : Les CFAMs sont supervisés par le Responsable Régional des Finances (RFM) et le/la RAM soutiendra cette supervision pour s'assurer que les politiques administratives, des ressources humaines et les procédures sont correctement exécutées.
• Chargés des Finances et d'Administration des Projets : Ils sont supervisés par les chefs de Projets mais le/la RAM leur fournira un soutien technique pour s'assurer que les politiques administratives, des ressources humaines et les procédures de l'organisation et du donateur sont correctement exécutées.

OBJET: L'objectif de LWR est de pratiquer et promouvoir des systèmes de gestion administrative et des ressources humaines efficaces conformément aux meilleures pratiques de la profession. Le but principal du /de la RAM est de développer une forte capacité qui permet aux bureaux de LWR et des partenaires de gérer continuellement les systèmes administratifs efficacement et de façon responsable. La RAM assurera la gestion des ressources humaines, des approvisionnements, des biens et d'autres questions administratives, ainsi que des systèmes de sûreté et de sécurité des bureaux du LWR au Burkina Faso, Mali et Niger. Le /la RAM assistera le Responsable Régional des Finances (RFM) dans la supervision technique des CFAM dans leurs responsabilités de gestion administrative et des RH. En outre il renforcera les capacités du personnel de LWR, des sous-bénéficiaires et des partenaires et assurera la conformité avec les politiques de l'organisation et des lois locales des pays dans lesquelles LWR opère.

Le/ la RAM est un personnel essentiel de l'équipe régionale de l'Afrique de l'Ouest qui est responsable de la bonne exécution des activités administratives dans la Région. Le / La RAM coordonne avec d'autres membres de l'équipe régionale sur la gestion des subventions et les fonctions administratives. En collaboration avec le Responsable de la Conformité, le Responsable des Finances Internationaux, le département des Ressources Humaines et celui des Operations d'Urgence du Siège, il / elle veillera au respect de la conformité par les partenaires et les sous bénéficiaires des projets ; à la bonne gestion administrative, des ressources humaines et de la sécurité et sureté du personnel et des biens de l'organisation, respectivement.

LOCATION: Ouagadougou, Burkina Faso.

VOYAGE: Jusqu'à 60% (en Afrique de l'Ouest et dans d'autres endroits, au besoin) 

 

Duties:
A. Gestion Administrative des bureaux

En collaboration directe avec les Départements des Programmes Internationaux (IPD) et des Finances Internationaux (IF) au siège de LWR aux USA, renforcer les systèmes de gestion administratives et de contrôle interne pour protéger les locaux et les biens de LWR afin d'assurer des fonctions de gestion financière efficaces et une application cohérente entre tous les Bureaux dans la Région.

Plus précisément, la RAM doit :

1. Travailler avec les Directeurs de Pays (CD) et les CFAM pour s'assurer que les enregistrements de LWR dans les Pays sont à jour et renouvelés au besoin et que tous les rapports requis aux gouvernements nationaux sont effectués correctement et à temps.
2. Répondre aux demandes de renseignements des bureaux pays de LWR en ce qui concerne l'interprétation et l'application des politiques contenues dans les Manuels de Gestion des Programmes, des Finances et d'Administration et des suppléments pays ainsi que les nouvelles politiques émises par le Siege au cours de l'année.
3. Conduire des revues des systèmes lors des visites de suivi pour déterminer l'efficacité de la gestion administrative et son alignement sur les politiques de LWR et les exigences des donateurs.
4. Assurer le suivi de la mise en œuvre des procédures et pratiques de passation des marchés et s'assurer du respect des lignes directrices sur les passations de marché et des politiques pertinentes des donateurs.
a. Veiller à ce que le personnel de LWR soit orienté et respecte les procédures d'acquisition des biens et services de LWR et des donateurs.
b. Examiner la documentation des demandes d'approbation des acquisitions des biens et services des bureaux pays avant leur soumission au Siège.
c. Fournir une assistance technique aux sous-bénéficiaires conformément aux politiques de LWR et / ou aux donateurs, au besoin.

5. Gestion des biens
a. Coordonner avec les équipes du siège et du bureau de pays pour assurer une couverture d'assurance appropriée pour tous les biens de LWR.
b. Vérifiez que les bureaux de pays sont en conformité avec les standards d'espace de bureau de LWR tels que la conformité aux termes des contrats de bail et des mesures de sécurité.
c. S'assurer que les équipes pays maintiennent correctement les listes d'inventaire et les mettent à jour au moins deux fois par an.
d. Coordonner la mise à disposition des biens suivant les directives du Manuel des Finances et d'Administration ;
e. S'assurer que les équipes pays gèrent les flottes de véhicules conformément à la Politique sur les véhicules.
f. S'assurer qu'un bon système d'archivage des dossiers sont en place dans les bureaux pays.

6. Systèmes de technologie de l'information (TI) :
a. Coordonner avec l'équipe IT de LWR pour assurer la connectivité Internet pour tous les bureaux pays et sous-bureaux. Soutenir les CFAM dans la résolution des problèmes de connexion avec le fournisseur de services Internet. Assurer le paiement en temps voulu des factures du fournisseur des services Internet et une allocation appropriée aux différents budgets.
b. Servir d'agent de liaison entre le fournisseur régional de services informatiques et l'équipe informatique de LWR pour s'assurer que les services d'assistance informatique au personnel fonctionnent correctement.

7. Examiner les suppléments des manuels et fournir des recommandations pour les améliorations, le cas échéant, pour assurer l'alignement sur les normes administratives actuelles ou nouvelles.

B. Gestion des Ressources Humaines :

Le / la RAM doit :

1. Soutenir les bureaux pays dans les processus de recrutement, de contractualisation, de la gestion de la performance et de la cessation des fonctions du personnel en collaboration avec le service des Ressources Humaines du Siège.
2. Fournir un appui aux CFAM pour assurer une orientation appropriée des nouveaux staffs en matière de gestion administrative ;
3. Assurer le respect des politiques et lignes directrices des politiques de LWR ainsi que celles incluses dans les manuels des ressources pays, la politique des voyages et le manuel de l'administration et des finances et son supplément ;
4. S'assurer que les bureaux conduisent les revues annuelles et améliorent les manuels de ressources humaines dans le respect des lois locales sur le travail.
5. S'assurer que la tenue des dossiers du personnel et le suivi des procédures établies pour la gestion des avantages sont en conformité avec le manuel des ressources humaines ;
6. Gérer le calendrier des conges du personnel.
7. Développement du personnel
a. Élaborer, mettre en œuvre et superviser les formations au niveau des bureaux pays et faire des mises a jour les politiques d'Administration et des finances ;
b. S'assurer que tous les employés de LWR mettent en œuvre le système de gestion des performances du personnel à travers le mécanisme de LLR (Learning for Leadership and Results)
c. Se mettre à jour et renforcer ses propres connaissances sur les meilleures pratiques des organisations locales, internationales, des donateurs en finances ;


C. Gestion des Subventions
1. Mobilisation des ressources : En coordination avec le Siege et la Région de LWR (, le / la RAM:
a. Soutenir les CFAM dans le développement de propositions de coûts liés à la LWR liées à la dotation en personnel, à l'équipement, à la sécurité et à d'autres systèmes nécessaires au bon fonctionnement administratif.
b. Examiner les propositions budgétaires des sous-bénéficiaires éventuelles, assurer le respect des exigences de LWR et des organismes de financement en matière de la gestion administrative et des ressources humaines.

2. Mise en œuvre des Subventions : le / la RAM soutiendra le RFM pour :
a. Examiner l'évaluation pré-attribution des subventions au sous-bénéficiaire et fournir des conseils aux sous-bénéficiaires pour adresser les faiblesses identifiées dans les domaines de l'administration.
b. Participez aux ateliers de mise en route des projets avec le personnel de LWR et les sous-bénéficiaires, ainsi que le RFM et le CFAM, au début de nouveaux projets.
c. Examiner et approuver les plans de renforcement des capacités des sous bénéficiaires sur les ressources humaines et l'administration du bureau, si nécessaire.
d. Développer un système compréhensif de suivi des calendriers des rapports des équipes de projet de LWR et des sous bénéficiaires de chaque bureau pays ; suivre la fourniture de ces rapports et la résolution a temps des problèmes de conformité avec le sous-bénéficiaire

D. Planification annuelle et budgétisation - le / la RAM soutiendra le RFM doit :
a. Analyse des budgets pour s'assurer de sa consistance avec le système administratif exigé par le plan opérationnel ;
b. Contribuer aux propositions pour renforcer les systèmes administratifs, les ressources humaines, etc. pour mener à bien la portée actuelle et prévue des opérations de LWR dans la région.
c. Soutenir le RFM dans l'audit annuel des bureaux pays, spécialement dans le suivi des plans d'action de corrections des constats liés a l'administration et la mise en œuvre des recommandations en temps opportuns.

E. Toutes autres tâches assignées par le superviseur.

 

Qualifications:
 
  • Engagement profond aux valeurs fondamentales de LWR et la capacité de les traduire dans les relations avec les collègues et les partenaires. 
  • Avoir une Maitrise en gestion des ressources humaines, gestion administrative ou équivalent. Avoir un niveau post universitaire serait hautement souhaitable.
  • Démontrer au moins dix (10) ans d'expérience professionnelle dans diverses gestions administratives, y compris au moins six (6) ans travaillant directement sur la gestion des ressources humaines, au niveau des ONG Internationale.
  • Démontrer des connaissances et expérience dans l'application des lois du travail dans au moins un des pays ciblés par le LWR.
  • Avoir une expérience de travail en Afrique de l'Ouest, dans au moins 2 pays d'intervention de LWR; Expérience dans un poste multi-pays
  • Avoir au minimum de 5 ans d 'expérience dans la gestion des subventions ou contrats de multiples sources de financement et dépassant 1 million de dollars.
  • Avoir une connaissance approfondie des règles et règlements de l'USAID, des accords de coopération et des contrats ; Autres règles et règlements des donneurs bi ou multilatéraux un plus.
  • Avoir une expérience en matière de formation, de facilitation et / ou de soutien directement avec les communautés et les organisations de base en Afrique de l'Ouest.
  • Avoir de bonnes compétences d'analyse et de communication, la capacité à assimiler et à traiter l'information pour un large public ; être capable de travailler avec divers groupes de personnes dans un environnement multiculturel, axé sur l'équipe.
  • Être autonome et avoir la capacité d'identifier les défis et prendre l'initiative, avoir la capacité de prioriser, d' organiser et de mener à bien des tâches multiples sous pression et avec peu de supervision.
  • Avoir la capacité de résoudre les problèmes de manière créative et logique ; Synthétiser ; Comprendre facilement les problèmes et les moyens de les résoudre ; Et traduire les idées en action avec une forte orientation vers les résultats.
  • Avoir d'excellentes capacités de communications écrites et verbales en anglais et le français est essentiel. La connaissance d'au moins deux langues supplémentaires de la sous-région est hautement souhaitable.
  • Avoir d'excellentes compétences dans MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook et navigateurs Internet.
  • Avoir de bonnes compétences en relations interpersonnelles, être capable d' être à la fois un chef d' équipe et un membre dans l'équipe et de travailler avec des personnes de milieux variés. Expérience et engagement à travailler dans divers groupes de travail.
  • Être Apte à voyager fréquemment (jusqu'à 60% du temps).
  • Être autorisé à travailler au Burkina Faso.
COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE:

 

Les dossiers de candidature devront imperativement comporter:

- Une page de garde comportant les informations suivantes:

Le nom & prenom du candidat,

le poste concerne,

le niveau d'etude et la nature du diplome,

le nombre d'annee d'experience de travail,

les noms et contacts de 3 personnes de references,

- Curriculum vitae date et signe;

- Lettre de motivation adressee a Madame Representante Regionale de LWR pour l'Afrique de l'Ouest.

Les dossiers de candidature devront etre deposes sous pli ferme avec la mention << Candidature pour le recrutement d'un responsable Regional des Finances au profit de LWR>> OU << Candidature pour le recrutement d'un responsable Regional de l'Administration au profit de LWR>> au plus tard le jeudi10 Aout 2017 a 16heures 00 au bureau de LWR sis a l'arrondissement 12 secteur n53 ; ouaga 2000 zone A, (non loin de l'ambassade de l'Afrique du Sud)



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