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Chargé de l’Administration et des Finances (CFAM1- Burkina Faso)

Location:Ouagadougou
Employment Type:Full Time
Department:International Programs
Description:

 

L'objectif de LWR est de pratiquer et promouvoir des systèmes de gestion financière efficace conformément aux meilleures pratiques de la profession. Le/la CFAM est un membre essentiel de l'équipe pays dont le but principal est de développer une forte capacité qui permet au bureau pays et aux sous-bureaux de LWR au Burkina Faso ainsi qu’aux partenaires de gérer continuellement les systèmes financiers efficacement et de façon responsable.

Il / elle s’occupera de la comptabilité, la budgétisation, de l’analyse financière et du reportage des informations financières de LWR Burkina Faso. Il fournit l’appui / supervision technique aux financiers des projets spécifiques et des partenaires en veillant à ce que les systèmes de gestion financière et de subventions soient solides et fonctionnent efficacement avec des contrôles internes solides. Il ou elle développe les capacités du personnel et des sous-bénéficiaires; et assure le respect des politiques et des lois locales du Burkina Faso. Le/la CFAM coordonne avec d'autres membres des équipes pays, régionales et du siège la gestion des subventions, les fonctions administratives.

Duties:

 

2.1- Gestion de la Trésorerie:

• Effectuer les dépenses et s’assurer qu’elles sont conformes aux budgets approuvés et aux seuils de décaissement.

• Procéder a la revue et aux paiements des avances et s’assurer qu’elles sont justifiées dans les délais requis avec les pièces adéquates.

• Contrôler la caisse de menu dépense du bureau selon le manuel de procédures de LWR et son supplément à WARO (si applicable).

• Suivre les comptes bancaires de LWR, demander les relevés mensuels et effectuer le rapprochement bancaire.

• Maintenir de bonnes relations de client avec la banque.

• Préparer et soumettre mensuellement les demandes de transfert

2.1- Gestion financière et contrôles internes :

• Préparer et soumettre, suivant les exigences, les transactions financières (documents d’achat, rapport financier etc.) au RFM pour la revue avant l'approbation / signature du Directeur Pays (CD).

Préparer et soumettre les rapports financiers mensuels précis et à temps au bureau régional / siège de LWR. Cela comprend les rapports financiers mensuels / annuels du bureau pays, les allocations de coûts et les rapports d'inventaire des biens.

 

 

• Faire le classement des documents comptables et autres selon les normes requises en la matière ;

 

 

• Conduire le développement du budget annuel et la revue à mi-parcours (« forecast »).du bureau pays y compris ceux des projets,

• Effectuer des examens systématiques, lors de voyages de suivi périodiques, afin de déterminer la robustesse des systèmes de gestion financière et d'assurer l'alignement sur les exigences des donateurs et / ou les normes comptables internationales.

• Établir des mécanismes de suivi pour s'assurer que les bureaux de LWR sont en conformité avec les règles et règlements des donateurs régissant les accords financés par LWR.

• Assurer la bonne utilisation et mettre à jour les dépenses dans le logiciel (Quick Books).

• Assurer le reversement des prélèvements sur salaires des employés (impôts sur le revenu, sécurité sociale, etc.) ainsi que le calcul des avantages offerts au personnel ;

• Effectuer l’analyse des comptes de bilan afin de s’assurer que les soldes présentés sont justes et cohérents et le cas échéant, effectuer les corrections nécessaires.

• Incorporer les corrections nécessaires demandées par le RFM le mois suivant.

• Examiner les décaissements et l’analyse budgétaire des projets sous financement restreints et sans restriction et les coûts de bureau, et développer des mécanismes pour informer et / ou conseiller le Directeur Pays et les Chefs de Projet de la situation budgétaire.

• Préparer et/ou faciliter les audits annuels, internes et externes du bureau pays et des projets et suivre la mise en oeuvre des plans d'actions pour corriger en temps opportun les constats faits et les recommandations y relatives.

 

Contribuer à la mise à jour les suppléments des manuels Finance & Administration du pays et fournir des recommandations pour les améliorations, le cas échéant, pour assurer l'alignement sur les normes comptables actuelles ou nouvelles.

 

 

• Avec l’appui du Responsable Régional des Finances (RFM), renforcer les systèmes de gestion financière et de contrôle interne pour protéger les intérêts de LWR et assurer une application cohérente des politiques et procédures dans tous les bureaux de LWR au Burkina Faso.

• Répondre aux demandes de renseignements des sous-bureaux en ce qui concerne l’interprétation et à l'application des politiques contenues dans les Manuels de Gestion du Programme, de Finance à l'étranger et de Gestion de l'Administration et des politiques supplémentaires spécifiques au pays, y compris les nouvelles politiques émises par le siège au cours de l'année.

 

2.2. Développement et Mise en oeuvre des projets:

 

 

• En coordination avec le siège et le bureau régional, élaborer les budgets des propositions de projet de LWR et assurer un recouvrement des coûts appropriés.

 

 

• Accompagner les équipes de projet et/ou les partenaires d'exécution dans l'analyse des comptes d’exploitation pour les activités génératrices de revenus conçues dans le cadre de projets.

• Examiner et finaliser les propositions budgétaires des futurs sous-bénéficiaires, assurer le respect des lignes directrices de LWR et des donateurs.

• Effectuer l'évaluation des capacités des futurs sous-bénéficiaires de financement et fournir des conseils aux partenaires dans la résolution des situations de risques.

• Conduire les ateliers de mise en route des projets avec le personnel de LWR et les sous-bénéficiaires, au début de nouvelles subventions restreintes.

• Préparer et mettre en oeuvre les plans de renforcement des capacités des sous-bénéficiaires sur la gestion financière en générale et la gestion des subventions.

• Développer un système compréhensif de suivi des calendriers de rapportage des sous-bénéficiaires afin de suivre la fourniture de ces rapports et la résolution à temps des problèmes de conformité avec le sous-bénéficiaire.

• Examiner les rapports préparés par les sous-bénéficiaires. S'assurer que les dépenses sont sur la bonne voie et conformément aux budgets approuvés et que les seuils de décaissement sont respectés.


• Faire la revue de la gestion des sous-bénéficiaires, identifier les lacunes et faire des recommandations d’amélioration si nécessaire.

• Conduire les missions de suivi financier des partenaires et des sous bureaux de LWR afin de vérifier la qualité constante de la comptabilité.

• Préparer et transmettre les feedbacks aux sous-bénéficiaires sur les résultats des visites de suivi et veiller à ce que les plans d'actions des corrections soient exécutés en temps opportun.

• Fournir des conseils aux sous-bénéficiaires pour corriger les lacunes constatées s’il y a lieu.

 

2.3. Administration:

 

 

• En collaboration avec le Directeur National et le RFM, doter le bureau du Burkina Faso de procédures administratives adaptées au contexte national.

 

 

• Gérer les fournitures du bureau et les processus des achats.

• Assurer que les achats sont en conformité avec le manuel de procédures de LWR et son supplément dans le pays.

• Suivre la consommation de fournitures de bureau (si applicable).

• Suivre l'utilisation des véhicules et de l'équipement de bureau et assurer leur assurance et entretien, selon le manuel de procédures de LWR (si applicable).

• Suivre utilisation du carnet de bord du véhicule en conformité avec le manuel de procédures de LWR. S’assurer que des formulaires appropriés d'autorisation et d'approbation y relatifs sont remplis.

• Passer en revue le carnet de bord véhicule en s’assurant l'attribution appropriée des coûts selon l’utilisation. Affecter les dépenses selon cette attribution de coût à la fin de chaque mois.

• Tenir à jour le registre de l'inventaire du matériel de bureau et effectuer un inventaire de contrôle au moins 2 fois par an.

• Comptabiliser mensuellement les rémunérations des employés. En coordination avec le Directeur National, le RFM, le RHRAM, la Représentante Régionale, le département des Ressources Humaines du siège

• Assurer le reversement des prélèvements sur salaires des employés (impôts sur le revenu, sécurité sociale, etc.) ainsi que le calcul des avantages offerts au personnel.

• S’assurer que tous les contrats, accord / agrément sont à jour et tenus dans un endroit sécurisé.

• Gérer les prestataires de service sous la supervision du Directeur National.

• Exécuter toute tâche à lui confiée par la hiérarchie.

 

2.4. Leadership & Supervision

 

 

• Superviser le Chauffeur du bureau pays et apporter un soutien technique aux financiers des différents projets dans le pays.

 

 

• Assurer l'apprentissage en équipe et les normes de rendement et la responsabilisation.

• En collaboration avec le RFM, développer un plan de formation approprié pour le nouveau personnel financier.

 

 

 

Qualifications:

 • Etre attaché(e) aux valeurs de LWR et être capable de modéliser ces valeurs dans les rapports avec les collègues et les partenaires : l’accompagnement, la gratitude, la vocation, l’intendance et l’innovation.

• Détenir un diplôme supérieur en comptabilité, (au minimum le Bac+2 ans, le BTS ou le DUT en finances - comptabilité).

 

• Démontrer au moins 7 ans d’expérience en comptabilité et audit, dans le secteur des ONG avec un minimum de 5 ans dans la gestion des subventions ou de contrats de sources multiples.


• Avoir des connaissances des règles et règlements des bailleurs de fonds tels que l'USAID, l’Union Européenne, et autres donateurs bi ou multilatéraux serait un atout.

• Avoir une expérience en matière de formation, de facilitation et / ou de soutien directement avec les communautés et les organisations de base.

• Avoir de bonnes compétences d’analyse et de communication, la capacité à assimiler et à traiter l'information pour un large public. Être capable de travailler avec divers groupes de personnes dans un environnement multiculturel, axé sur l'équipe.

• Être autonome et avoir la capacité d’identifier les défis et prendre l'initiative, avoir la capacité de prioriser, d'organiser et de mener à bien des tâches multiples sous pression et avec peu de supervision.

• Avoir la capacité de résoudre les problèmes de manière créative et logique ; synthétiser ; comprendre facilement les problèmes et rechercher les moyens de les résoudre. Traduire les idées en action avec une forte orientation vers les résultats.

• Avoir d’excellentes capacités de communications écrites et verbales en anglais et en français est essentiel. La connaissance de langues nationales du Burkina Faso est hautement souhaitable.

• Avoir d’excellentes compétences de MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook et navigateurs Internet. L’expérience dans l'utilisation efficace des logiciels de comptabilité et de base de données, en particulier Quick Books en ligne serait un atout majeur.

• Avoir de bonnes compétences en relations interpersonnelles, une capacité à être à la fois un chef d'équipe et un membre dans l'équipe et de travailler avec des personnes de milieux variés. Expérience et engagement à travailler dans divers rôles.

• Etre disposé à effectuer des déplacements sur le terrain et éventuellement dans les autres pays du bureau régional (Niger et Mali) ;

• Affecter les dépenses communes selon le canevas d'attribution de coûts de LWR.

• Connaitre les procédures d’acquisitions de biens et services ainsi que les procédures d’exonération (impôts et douane) applicables à certains financements

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Les candidatures devront être envoyées uniquement à jobsburkina@lwr.org au plus tard le vendredi, 25 janvier 2019 à 12 heures.

 


Les demandes de candidature doivent inclure :

I. Une page de couverture donnant des informations et des réponses aux questions suivantes :

• Votre nom et vos prénoms,

• Votre plus haut niveau d'études et la nature du diplôme,

• Votre nombre d'années d'expérience professionnelle,

• Êtes-vous actuellement employé ?

• Êtes-vous prêt à voyager à l'intérieur du Burkina Faso jusqu'à 60% de votre temps (principalement dans la zone du projet) ?

• Quelle est votre date de disponibilité ?

• Quelle est votre exigence de salaire minimum ?

• Êtes-vous lié à un membre actuel du personnel de LWR ?

• Donnez les noms et contacts de 3 personnes de référence professionnelles.


II. Un curriculum vitae daté et signé ;

III. Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Pays de LWR au Burkina Faso.




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