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ASISTENTE DE ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA

Location:Colombia
Employment Type:Full Time
Department:International Programs
Description:El objetivo de esta posición es apoyar sustancialmente en planificar, organizar, coordinar y asegurar un eficiente y eficaz acompañamiento a todos los procesos logísticos y administrativos del Programa Colombia y sus proyectos para Lutheran World Relief Colombia.
Duties:1. Realizar los procesos de compra de bienes y servicios a nivel nacional en las zonas de intervención de los proyectos de LWR, manteniendo un archivo apropiado y organizado de la documentación de soporte de las compras de la oficina, ya sea de bienes o servicios.
2. Ser responsable de las operaciones y el mantenimiento de la oficina y de la caja menor
3. Participar en la elaboración del presupuesto de la oficina y de las propuestas que presenta LWR a otras entidades donantes.
4. Mantener un seguimiento, controlar y gestionar la adquisición y renovación del seguro exigido por la ley para el personal nacional, vehículos y equipo y mobiliario.
5. Gestionar los contratos con consultores y proveedores.
6. Responsable de la recepción de las compras de bienes que tienen que estar en buenas condiciones, de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas entre LWR y el proveedor.
7. Proporcionar asistencia a los auditores (internos y externos) durante los procesos de auditoría.
8. Verificar que todos los requisitos necesarios para el pago a proveedores y / o consultores se respetan estrictamente de acuerdo con el contrato de servicios.
9. Asegurar el cumplimiento de las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral (SG-SST) de la organización, garantizar la atención integral de la salud, proporcionar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud, informar inmediatamente a la Dirección de LWR acerca de los peligros y riesgos latentes en su lugar de trabajo, participar en actividades de seguridad y salud en el trabajo de formación definidos en el plan de formación SG-SST y participar y contribuir en el cumplimiento de los objetivos de la SG-SST
10. Proporcionar apoyo a las reuniones de trabajo internas y externas.
11. Leer, canalizar y dar seguimiento a toda la correspondencia de índole financiera/administrativa que ingrese o se envíe, según sea pertinente y en coordinación con el/la Gerente Administrativo(a) y Financiero(a).
12. Ser un puente para la comunicación verbal y por escrito con la contabilidad externa.
13. Construir la base de los documentos necesarios para el ejercicio llevado a cabo por la contabilidad externa.
14. Asegurar que se implementen y ejecuten mecanismos de control adecuados para salvaguardar todos los activos LWR que se encuentran en custodia en la oficina LWR de Colombia.
15. Gestionar el mantenimiento y control del inventario de los bienes y el almacenamiento de los insumos.
16. Supervisar el uso, instalación y mantenimiento de los sistemas informáticos y de comunicaciones de la oficina en Colombia.
17. Desarrollar y gestionar sistemas para el uso de equipos y suministros de oficina y proteger documentos confidenciales.
18. Garantizar el correcto cumplimiento de los procedimientos administrativos y de control que corresponden a las mismas en el desarrollo de sus actividades en el marco de la ejecución de los proyectos y en cumplimiento a las políticas de LWR
19. Otras funciones relacionadas al cargo administrativo y logístico asignadas por su supervisor
Qualifications:

• Egresado en licenciatura en Administración de Empresas, Logística, Informática y/o áreas afines, o grado técnico o tecnológico en Administración o áreas afines
• Deseable 1-2 años de experiencia relevante en las tareas administrativas, de gestión y de trabajo con ONGs locales e internacionales
• Experiencia demostrable del conocimiento sobre la gestión Administrativa y logística de proyectos
• Habilidad de orientación al detalle
• Capacidad de priorizar, organizar y llevar a cabo múltiples tareas de manera eficiente y bajo presión con poca supervisión
• Habilidad en el uso de Microsoft Word, tablas dinámicas en Excel, Access, correo electrónico y navegadores de Internet
• Excelentes habilidades interpersonales y de trabajo en equipo
• Demostrar capacidad para trabajar con diferentes equipos de trabajo
• Se requiere habilidad y experiencia de trabajo en un ambiente multicultural y en variedad de entornos de desarrollo
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
• Compromiso con los valores centrales de LWR: Gratitud, Vocación, Acompañamiento, Gestión Responsable e Innovación y capacidad de modelar esos valores en las relaciones con colegas y socios de Lutheran World Relief
• Disponibilidad para viajar dentro del país, según sea requerido

Interesados, enviar carta de interés y curriculum vitae al correo lacjobs@lwr.org
a más tardar el jueves 10 de Octubre de 2019

 



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